【質問】休業中の従業員を退職させる際の対応手順
休業中の従業員の対応について、面談のタイミングや休職満了後の処分を含め、どのように進めればよいでしょうか。
当社には、「私傷病（就業禁止を含む）による欠勤の日数が、3ヶ月間で40日以上に達したとき」に、会社が従業員に対して休職を命じるという社内規程があります。加えて、休職命令を出す前には「産業医または総務担当者との面談を要する」とも定められています。
現在、ある従業員が体調不良により休業を続けており、このままいくと欠勤日数が40日以上に達する見込みです。そこで休職に切り替える予定ですが、産業医のスケジュールの都合もあり、面談の実施が「40日以上に達する直前」のタイミングとなりそうです。
このような状況において、
- 面談の実施は欠勤40日以上に達する直前でも差し支えないのか
- 就業規則に「休職期間が満了したときは解雇できる」とあるが、それを根拠に退職までつなげるための留意点
- 合意による退職に向けて、より円滑かつ適切に進める方法があれば
以上について、アドバイスをいただけますと幸いです。
【回答】規程に沿って面談・休職処理を進め、合意退職または休職満了による終了が現実的
面談の実施は欠勤40日目前の直前でも可
就業規程上、「産業医または総務担当者との面談を要する」とされている場合、面談の実施は欠勤40日を超える直前であっても差し支えありません。
むしろ、あまりに早く面談を行ってしまうと、その時点の状態に即さない判断になりかねないため、最新の体調を踏まえた面談が望ましいです。
また、休職に入る際には、本人との連絡手段と頻度を取り決めておくことも重要です。特にメンタル不調の場合は、産業医の助言を踏まえて調整することが適切です。
規程の要件を満たす範囲で、できるだけ直近の状況を把握した上で休職判断を下すことが、後のトラブル防止にもつながります。
解雇予告には休職満了30日前の通知が必要
休職期間が満了し、復職できない場合には解雇とする旨の定めがある場合、会社はその通りに処分を行うことができます。
ただし、解雇を行うには休職満了日の30日前までに本人に通知する必要があります。これを怠ると、解雇予告手当の支払いが必要となります。
なお、就業規則の見直しが可能であれば、「休職期間満了による自動退職」などの定めを設けておくことで、解雇予告の煩雑さを回避できる可能性もあります。
就業規則の文言次第で、解雇か自動退職かの扱いが分かれます。将来に備えた整備が望まれます。
「合意退職」による対応は慎重に
休職期間満了を待たずに退職してもらいたい場合には、会社側からの退職勧奨によって合意退職を目指すことになります。
体調面や就業可能な場所の制限、過去の出勤率、業務遂行能力の不足などの事実をもとに、本人と誠実に話し合いを行うことが前提です。
ただし、退職勧奨が行き過ぎると「強要された」などの申し立てにつながるリスクもありますので、慎重に進める必要があります。
退職勧奨は、退職時期や条件に柔軟性がある一方で、説得の過程でトラブルになる例もあります。記録の保管や面談の同席者などの配慮が必要です。
合意形成ができない場合は規程に基づく終了が現実的
本人が退職に同意しない場合は、休職期間満了をもって復職可能性を判断し、不可能であれば就業規則に基づく終了処理（解雇）を行うのが現実的です。
その際には、休職期間満了前に解雇通知を行う、または必要に応じて解雇予告手当を支払うなど、手続きの正確さが求められます。
合意が得られない場合でも、規程をベースに粛々と進めることで、会社側のリスクを最小限に抑えることができます。
実務上の整理と留意点
私傷病による欠勤から休職、そして退職に至るまでの流れは、就業規則に定められた手順に基づくことが大前提です。そのうえで、面談や退職勧奨などのコミュニケーションを通じて、本人との信頼関係を保ちながら、できる限り円満な形での雇用終了を目指すことが理想的です。
万が一、合意が得られない場合も想定し、予告期間の管理や書面での記録保存を徹底しておくことで、会社の立場を守ることができます。今後同様の事案に備えるためにも、休職規程の見直しや記載の明確化も併せて検討しておくことをおすすめします。
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