副業が一般化しつつある時代なのですが、就業規則や36協定などの改訂は必要なのでしょうか？会社としては、副業は認めても構わないと考えていますが、機密情報の漏洩を心配しています。従業員に対して、副業をする場合は、情報漏洩防止について誓約書を書いてもらうことは可能なのでしょうか？
副業を禁止したい。どう説明すれば問題ないか？
当社は副業を禁止していますが、原理原則は、就業時間以外は本人の自由であり、会社は制限できないと聞きました。会社は副業を禁止したいのですが、従業員に対し、どのように説明すれば折り合いがつくでしょうか。
就業規則の改訂は必要となる可能性が高い
就業規則への記載内容
もし、これまで副業を禁止しているのであれば、就業規則の改訂は必要になります。
始業前・終業後の副業を禁止することは難しいと考えるのが妥当だと思いますので、就業規則に「副業を禁止する」と具体的に明記することは望ましくないと考えます。
しかし、そうは言っても、会社の機密情報を持っていかれたり、会社の名誉が傷つくような副業はやって欲しくはありませんので、ある程度の制限を掛けておく内容は記述しておきましょう。
例えば
- 業務時間外であっても、やましいことや、背任行為になるようなことをしてはダメよ。
- 会社の情報・ノウハウは無断で持ち出したり、許可なく勝手に使うのはダメよ。
などといったことを追記しておきましょう。
また、服務規程だけを書いても、何かあった時に懲戒処分をすることができないと、意味がありませんので、懲戒の章にも、上記の違反があった場合は懲戒の対象となるように、懲戒の事由を忘れずに追記しておきましょう。
労使協定の改定等は？
36協定など労使協定の改定等は、特に必要はありませんが、時間外労働の上限時間を極端に短く設定しているのであれば、上限時間の見直しを考えてみましょう。
なぜならば、法定の労働時間は、副業の労働時間と本業の労働時間が通算されるのが基本ルールになります。
第三十八条 労働時間は、事業場を異にする場合においても、労働時間に関する規定の適用については通算する。
② 坑内労働については、労働者が坑口に入つた時刻から坑口を出た時刻までの時間を、休憩時間を含め労働時間とみなす。但し、この場合においては、第三十四条第二項及び第三項の休憩に関する規定は適用しない。
始業前に副業をしていたら、自社の労働時間がまだ8時間を超えていなくても、ある時点から法定外の時間外労働が始まります。
そのため、36協定で設定していた時間を超えた時間外労働が発生する可能性があるので、少ない時間で36協定を締結するのではなく、副業の時間も見込んで上限時間を設定しておきましょう。
そうは言っても… のジレンマ
法的には始業前の副業の労働時間を通算して、8時間を超えたところから割増賃金が発生するのですが、現実問題として、割増賃金の支払いをするために
- 始業前の労働時間を、全労働日確認するのか？副業先の勤怠表を取り寄せるのか？
- 反対に、終業後の副業先の企業からタイムカードの提示を求められた場合、個人情報や機密保持の観点から会社として提示できるのか？
- 副業先の企業からタイムカードを取得できないなら、どこまで性善説にのっとるのか？ 従業員本人の言い値にならないか？
という技術的な課題があります。そのため曖昧に運用されていたり、「始業終業後の従業員の行動については会社は干渉しない」というスタンスを取る会社も一定数あります。
情報漏洩について ~誓約書の扱い
服務専念や秘密保持に関する誓約書は、入社時に誓約書を取り交わしましょう。
仮に、入社の時点で嫌がるようでしたら、何かしらやましい理由がありますので、採用は再考しましょう。
新規に誓約書を作成した場合は、既に就労している者に対して誓約書を書いてもらいましょう。
普通は署名してもらえると思いますが拒否をする者も一定数いると思います。そういった者に対しては、どういった点があるから誓約できないのか個別に確認していきましょう。
誓約書に署名しない理由をヒアリングし、もし、常識を超え厳しい制限を掛けているなど誓約内容に問題があるようでしたら、機密情報の範囲を検討しましょう。
例えば、会社として、食堂の金曜日のカレーが、シーフード味かチキン味かまで、機密情報として扱うのはやりすぎです。
カレー会社で、新製品の実証実験をしている場合は別です。。。
まとめ
誓約書の内容について、どんなことを書いたらいいか、項目に関する情報も必要でしたら、ご相談ください。
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