【質問】退職願に「退職勧奨による精神的苦痛」と記載した場合、どう対応すべきか？

休職から復帰した社員が退職願を提出しましたが、その内容に「退職勧奨による精神的苦痛のため」と記載されていました。
本人には就業規則にある1か月前の申出義務を説明し、退職日についても調整を試みましたが、本人は月末での退職を強く希望しています。
退職理由の訂正は拒否され、会社としては円満に退職を進めたいと考えています。
このまま退職願を受理した場合のリスクや、注意すべき点について教えてください。
また、退職受理通知に会社の立場を記載する場合、どのような対応が適切でしょうか？

【回答】退職理由訂正は求めず、会社の立場は「受理通知」で明確化

■退職理由訂正は避け、本人の意思を尊重

退職願に記載された理由が不本意であっても、訂正を求めるのはリスクが高いです。
労働契約は本人の自由意思によるものであり、理由の訂正を求めると「強要された」と後から主張される恐れがあります。

そのため、退職願はそのまま受理し、本人の自由意思に基づく退職であることを前提に進めるべきです。

「書き直しを求めなかった」という事実自体が、後のトラブル防止につながります。

■退職受理通知で会社の立場を表明する

退職願を受理した場合、以下の趣旨を記載した「退職受理通知書」を交付することを推奨します。

  • 退職願の提出を〇月〇日に受理したこと
  • 退職日は会社規則に則り〇月〇日であること
  • 退職に至る経緯について会社に非がないこと（例：「退職勧奨を行った事実はない」など）

本人への送付は、配達証明付き書留やレターパックプラスを活用し、到達の証拠を確保しましょう。

受領印はあればより良いですが、配達証明があれば法律上の「到達」は成立します。

■損害賠償リスクは限定的

仮に本人がユニオン等に相談しても、現時点で慰謝料請求などの具体的なリスクは高くありません。
「精神的苦痛による慰謝料請求」には具体的証拠が求められ、退職手続きが適切ならば大きな影響はないでしょう。

面談記録や通常対応の証拠を整理しておけば、万一に備えられます。

■雇用保険の離職理由は「自己都合退職」で問題なし

今回のケースでは、雇用保険の離職理由も通常通り「自己都合退職」として処理して問題ありません。
本人が異議を申し立てる場合でも、ハローワークで客観的に判断されますので、会社としての手続き上のリスクは低いです。

まとめ

退職理由に不穏な表現があった場合でも、訂正を強要せず、本人の意思を尊重する対応が重要です。
会社としては、退職受理通知で自社の立場を明確に伝え、記録を残しておくことで、後のリスクを最小限に抑えることができます。

適切な退職手続きを進めるためには、慎重かつ冷静な対応が不可欠です。
必要に応じて、専門家への相談も検討すると良いでしょう。

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