Q:元従業員が「退職証明書」の退職理由の内容を指定してきた
【質問】
退職勧奨をした元社員から退職証明書の発行を依頼されていますが、実態と元社員が求める退職の理由が異なっており、事実を書くべきか、元社員が指示してきたとおりに書くべきか退職証明書への書き方について悩んでいます。万が一の場合の対応方法も知りたいです。失業保険などの受給に影響があって、クレームになるのも避けたいです。
退職証明書とはなにか？
【回答】
そもそも「退職証明書」とは、労働基準法第22条第1項に、従業員から退職の証明を求められたときに、必ず発行しなければならない書類になります。いわゆる失業保険をもらうために必要となる「離職票」（根拠は雇用保険法）とは異なる書類になります。
第二十二条 労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由（退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。）について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。
「退職証明書」は、労働者が指定してきた項目だけを記載することが求められています。良かれと思っていろいろな情報を盛り込んだ場合であっても、労働基準法第22条違反に該当しますので注意が必要です。
基本形の押さえよう
まずは、トラブルのない自己都合退職の場合から見ていきましょう。退職証明書の発行に際しては、退職届に記された理由を押さえることが最も重要になります。従業員が提出してきた退職届で「一身上の都合」とされている場合は、「自己都合退職」として退職証明書を発行するのが基本形になります。
次に、会社側から退職を働きかけて、従業員が働きかけに合意して退職する辞め方を「退職勧奨による退職」といいます。（※一方的に雇用契約を終了する解雇とは別物になります。）
この場合も、退職届を書いてもらうこともありますが、一般的には従業員と会社で「合意書」を作成し、退職の理由を「退職勧奨による退職」としますので、退職証明書も合意書の内容に従い「退職勧奨による退職」と記載します。
A:退職勧奨ではなく「自己都合」と書いて欲しいと言われた
しかし、今回の相談のように、本当は退職勧奨にも関わらず、自己都合と書いて欲しいと言われた場合は、どのようにしたらいいのでしょうか？
あとから退職した元従業員からクレームを言われるかもしれませんが、虚偽を記載した場合は、労働基準法第22条1項の義務を果たしたとは言えないとされています。（平成11.3.31 基発第169号）
そのため、元従業員が真実と異なる退職理由の記載を求めてきたとしても、会社は正しい理由を記載することで労働基準法の義務を果たすようにしましょう。
退職証明書の作成には罰則がある
退職証明書の交付には、労働基準法第120条で罰則が定められており、30万円以下の罰金となります。
- 退職証明書を交付しない or 遅らせて交付する場合(労働基準法第22条第1項)
- 労働者から請求されていない事項を記載する場合（労働基準法第22条第3項）
今回のように、虚偽の記載をした場合はどうなるのか？という点が論点になりますが、前述の通達のとおり、「虚偽記載の場合は、退職証明書の発行の義務を果たしていない」となり、義務を果たせていない以上、「退職証明書を交付しない場合」の条件を満たしていないと考えられます。
マニアックな論点ですが、「労働基準法第22条第4項」に、第三者との秘密の記号を用いた通信を禁止していますが、こちらは罰則規定の対象外になっています。
④ 使用者は、あらかじめ第三者と謀り、労働者の就業を妨げることを目的として、労働者の国籍、信条、社会的身分若しくは労働組合運動に関する通信をし、又は第一項及び第二項の証明書に秘密の記号を記入してはならない。
退職証明書の虚偽記載の動機（採用時の退職証明書の入手）
「退職証明書に自己都合退職と書いて欲しい」という要望はなぜ発生するのでしょうか？そもそも退職証明書はどのような事情で使われるのかというと、国民年金・国民健康保険の加入の時に必要となる以外に、転職先の会社で提出を求められることがあります。
退職証明書は労働者の請求があれば、必ず交付しなければならないものですので、転職先は、①前職の会社とは、退職証明書の作成を求められる関係でいるのか？（険悪な関係であったり、逃亡したりしていないか）②退職の理由は何か？（懲戒解雇など、やましい理由で辞めていないか）、③履歴書や職務経歴書のあ内容と相違がないか？（経歴に嘘がないか）を確認している可能性があります。
今回のケースでは辞めていく側ですが、退職証明書は、求職者を選抜するときに経歴の正確性を確認する書類にもなります。
トラブル予防のために
このような状況を避けるためには、退職勧奨をする場合は、合意書を作成し、退職者と合意をしたうえで雇用契約を終了した記録が残るようにしましょう。また、退職勧奨の合意を取り付ける場合は、「辞めて欲しい」と言われる側の心理的負担も小さくありませんので事前のコミュニケーションが重要になります。
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