【質問】弔意加算金の規程作成にあたり、意見書の提出は必要？
慶弔見舞金制度の一環として、「総合福祉団体定期保険」（弔意加算金原資準備）に加入予定です。
これに伴い、以下の社内規程を整備しました。
- 慶弔見舞金取扱規程
- 弔意加算金支給規程
これらは就業規則に付随する関連規程と考えられますが、労働基準監督署への届出が必要なものなのでしょうか。
また、提出が必要な場合、従業員代表の「意見書」も合わせて提出しなければならないのでしょうか。
【回答】緊急提出の必要はなく、次回就業規則提出時の同時提出で問題なし
規程の届出は必要だが、喫緊では不要
社内での周知があれば、提出漏れでも規程として有効です。
労働基準法上、就業規則の変更や新設があった場合、所轄の労働基準監督署に届け出る義務があります。ただし、次のような運用が可能です。
- 周知されていれば、提出が遅れても効力を有する（判例あり）
- 届け出に法的な期限はない
そのため、現時点で監督署に提出せずとも、次回就業規則本則を提出する際に併せて提出することで差し支えありません。
忙しい現場において、制度整備と同時の提出は実務負担が大きいため、「次回提出時にまとめて」がおすすめです。リスクもほとんどありません。
臨検で未提出が発覚した場合も是正で対応可能
未提出が判明しても、是正指導で対応できる範囲です。
仮に監督署の立入調査（臨検）で未提出が発覚した場合でも、通常は是正勧告書が発行され、指定された期日までに提出すれば問題ありません。
重い行政処分に発展するケースは極めて稀であり、慶弔規程のような周辺規程であればなおさら温和な対応が一般的です。
あらかじめ社内での周知をしっかり行っておけば、万一の指摘にも落ち着いて対応可能です。
保険会社の提出条件がある場合は注意
保険加入条件として「提出義務」が課されている場合は例外です。
今回の「総合福祉団体定期保険」の契約条件として、労働基準監督署への規程提出が必要と明記されている場合は、例外的に速やかな提出が求められます。
この場合、従業員代表の意見書を添付して届出を行う必要があります。
意見書の取得と規程の整備には一定の時間がかかるため、早めの準備が必要です。
保険会社によっては「提出証明」の提示を求めることもあります。契約条件を事前に確認し、必要であれば速やかに対応しましょう。
総括
弔意加算金や慶弔見舞金の社内規程については、喫緊の監督署提出義務はありません。
- 社内周知がなされていれば、未提出でも有効
- 提出は就業規則改訂のタイミングでまとめてOK
- 保険契約上の条件がある場合は、意見書を添えて速やかに提出が必要
制度を整える際には、「就業規則としての位置付け」「契約上の提出義務」を意識して、スムーズな整備・運用を心がけましょう。
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