【質問】調整給の段階的な減額にあたり、どのような説明や書面対応が必要？
かつて前職給与を考慮して支給していた調整給について、給与の公平性を保つため賃金規程を整備し、今後段階的に減額・廃止する方針となりました。
このような変更を進めるにあたり、どのような説明や書面での対応が必要なのかについて教えてください。
【回答】説明資料と合意書の両方を準備すべき
調整給の減額は労働条件の変更に該当するため、説明と同意が不可欠です。
まず優先すべきは、変更の背景や内容を丁寧に伝えるための資料作成や面談の実施であり、その上で書面による同意を取得する必要があります。
給与制度変更の背景説明が不可欠
調整給を減額・廃止するにあたっては、まず労働者に背景をしっかりと説明することが重要です。
例えば、以下のような内容を資料に盛り込み、説明会や面談の場で共有するとよいでしょう。
- 調整給は前職考慮で個別に支給されていた
- 公平性確保のため賃金規程を整備した
- 調整給は今後段階的に廃止される
- 新設や増額される手当によって賃金が上がる場合もある
- 個別の金額は面談で説明する
このように背景と個別状況を合わせて説明することで、労使間の信頼関係を維持したまま制度変更を進めることが可能です。
書面の整備は「同意書」が基本対応
労働条件を変更する以上、口頭だけでなく書面による同意が必要です。
調整給の減額においては、一般的に「給与改定同意書」や「賃金変更通知書」などを使用します。
書面に盛り込むべき内容は以下の通りです。
- 調整給の見直し・廃止の理由
- 減額スケジュール
- 新たな支給額やその算出根拠
- 労働者の同意欄（署名欄）
同意書のフォーマットは自社の実情に合わせて簡潔にまとめれば問題ありません。
雇用契約書で対応することも可能
社内の意向や運用上の都合で、同意書ではなく雇用契約書を用いたいという場合でも、実務上は対応可能です。
むしろ、勤務条件全体を巻き直す良い機会として活用できるという見方もあります。
ただし、雇用契約書には以下のようなデメリットもあるため注意が必要です。
- 毎年の給与改定ごとに契約書を更新する必要が生じる
- タイトルが仰々しく、従業員に心理的な抵抗感を与える可能性がある
このため、従業員が受け取りやすく、管理もしやすい「合意書」の方が一般的には推奨されます。
調整給の見直しは制度変更の一環であり、説明と納得が何より重要です。
どの形式で書面を用意するか以上に、背景と影響を労働者に正しく伝えることが、合意を得る上で不可欠となります。説明会と同意取得の段階を分けて丁寧に進める体制を整えましょう。
説明会や面談の段階で不安を払拭できるかどうかが、後々のトラブル回避にもつながります。
まとめ
調整給の減額や廃止は、賃金制度の見直しとして避けて通れない一方で、労使合意を前提とする慎重な対応が求められます。
まずは説明資料を作成し、制度変更の背景・影響を丁寧に説明すること。そのうえで、合意書または雇用契約書での同意取得を行うことがトラブル防止の鍵です。
どちらの書面形式にするかは、自社の運用実態や従業員の受け入れやすさを考慮して選択するのがよいでしょう。
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