従業員の意識調査サーベイや、採用イベントの来場者アンケート、お客様満足度調査のアセスメントなど、総務人事の仕事をしていると、いろいろなアンケートを作る機会があります。
総務人事をしていると、意外とアンケートや意識調査の作り方について教わることはありません。しかし、アセスメントやアンケートを進める上では、いくつかのポイントや注意点があります。今回は回答の方法について考えてみましょう。

回答は「匿名」or「記名」？

アンケートの回答時に記名式にするかという点についても、大きな論点になります。
匿名の場合、比較的自由闊達に意見をしてもらえますが「誰が回答をしていないか？」個人を特定して回答状況を確認することは出来ません。もちろん、所属部署、年齢、勤続年数といった、回答者属性を掛け合わせて個人を特定することはできますが、それをしてしまうと「匿名と言いつつも、誰が回答しているのか分かるのは不誠実」となってしまい。今後のアンケートの実施に影響が出てしまいます。

一方で記名回答にすると、誰が回答をしたのか把握できますので、アンケートの回収状況は管理しやすくなります。また、誰が回答したのかが分かりますので、常識的な回答をして来る傾向があります。
しかし、実名ですので、回答者が本当に思っていることや、書きにくいことは回答しづらいため、回答の内容が本心から記述されている疑問が残ってしまいます。当然にコンプライアンス違反の現状調査、ハラスメントの実態調査というようなアンケートでは匿名が必須となります。

「回答用紙に細工をし、誰の回答用紙か把握できるのではないか？」というご意見もあります。しかし、準備の負担や細工をしたことが発覚した場合、信頼関係が大幅に低下してしまいますのでお勧めはしません。

回答用紙は「紙」or「デジタル」？

アンケートやサーベイを回答方法をどうするのか？という点も配慮が必要になります。

紙の媒体の場合、手元にパソコンやタブレットのない社員やＩＴツールの利用が苦手な方でも回答がしやすいというメリットがあります。例えば、バックヤードが狭い飲食店や、パソコンを1人1台持っていない会社、年配者の多い会社のアンケートでは、何よりも手っ取り早いのは紙媒体ならではの強みです。
共有のパソコンで従業員満足度調査アンケートを辛口な採点で回答していたが、店長がそのパソコンを使ってしまったため、どんな回答をしていたのかバレてしまったとなると悲劇でしかありません。

反面、用紙の管理や授受の手間（拠点間を移送する場合は郵送コスト）が発生します。また、紙媒体ですので集計のためのデータの打ち込みの時間が必要になります。当然ですが、印刷に回してしまった場合、誤字脱字等の訂正は難しくなることも忘れてはいけません。1万部のアンケートを印刷に出したが、致命的な設問ミスがあったとなっては悲劇でしかありません。

一方で、ウェブのアンケートは紙媒体と異なり、印刷コストや書類のやりとりの手間は省けますし、メールの一斉同報で回答ページのURLを送付するという方法を用いれば、用紙の授受管理の手間もなくなります。
なによりも、紙媒体と異なり転記作業がないので回答者数が多いアンケートほど、電子媒体での回答の有用性が際立つでしょう。
回答の利便性と言う観点で見ても、移動中の電車の中など社員が回答したいときに回答することも可能です。

しかし、電子媒体での回答の場合、回答画面を設計・構築の手間が大きいですし、私用も含めてパソコンやタブレットを使用しない社員が回答出来ないという不便さもあります。
また、海外駐在員などによっては通信回線事情の悪い地域に駐在しているなど、ネットワークにアクセスできないというケースも考えられますので注意が必要です。

目的、対象者、作業期間を踏まえ、どちらの媒体の方が回答しやすいのか検討していきましょう。

回答時期を考える（繁忙期等を考慮する）

アンケートの設計そのものに視線が行きがちですが、実施時期についても忘れてはいけません。
現場の繁忙期にアンケートを依頼しても、回答率を期待することは難しくなります。回答の内容について、現業が忙しい中で片手間に回答してきている可能性も高くなります。
アンケートの目的によっては、繁忙期に実施せざるを得ないケースもあり得るかもしれません。しかし、できることならば現場の繁閑も配慮して、アンケートの実施の計画を組んでおくことも忘れてはいけないポイントになります。