マイナンバー制度では、社員のマイナンバーだけを管理しておけば良いように思われますが、実はそうではありません。

マイナンバー制度に対応する際の、意外な落とし穴をご説明します。

マイナンバーの意外な落とし穴２

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まだある！「マイナンバーの意外な落とし穴」について
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前回に続き、「マイナンバーの意外な落とし穴」について説明をさせて頂きます。

前回は、
・マイナンバーを社員番号として利用できない。
・管理する対象者は、「日本人」ではなく、「住民票を有する人」である。
・「外部委託をしているので問題ない」と安心してはいけない！
このような話をさせて頂きました。

更に留意して頂きたい追加項目についてご説明致します。

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マイナンバーの収集について
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1つ目のポイントです。

「不必要にマイナンバーを収集、統合してはならない」

マイナンバーを使用することが確実となった時点でマイナンバーを収集してはなりません。
例えば、採用面接の時に履歴書と一緒にマイナンバーの提出を求めることは禁止事項に当たります。なぜならば、マイナンバーは入社手続きの際に使用しますが不採用とした場合は、マイナンバーを使用する状況が発生しません。

そのため、入社が決まった際に提出を求めるという事が正しい運用です。
また、マイナンバーを入社時に提出させた場合でも会社としてはそれをただ受け取るだけではなく、利用目的を明示しなければなりません。

この「目的」を明示する際に、利用目的を限定的に列挙し書面にて明示する必要があります。

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グループ会社でのマイナンバー管理について
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グループ会社であっても個人情報を共有する事はできません。
グループ会社として一元のデータベースを作成するのではなく、それぞれ各社ごとにまとめる必要があります。
または、グループ会社でひとつのデータベースを作成するのであればグループ会社A社の社員がグループ会社B社の社員のマイナンバーを閲覧出来る、という運用は禁止です。

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「本人確認」の重要性について
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2つ目のポイントです。
「本人確認」というものがキーワードです。
アメリカや韓国など社会保障番号制度がすでに導入されている国では「なりすまし」という現象がかなり大きな問題になっています。
日本でマイナンバー法導入にあたり、「なりすまし防止」を強く警戒しています。
マイナンバーを収集する際のポイントは、会社は従業員本人のマイナンバーだけではなく、そのご家族のマイナンバーをも収集する場合があります。

そのため、ご家族の本人確認もしっかりと対応する仕組みを作る必要があります。
本人確認の方法としては、マイナンバーカード（個人番号カード）を提示することが「本人確認」になります。
しかし、それを持っていない場合もあります。
その場合には、個人番号ほかにパスポートや免許証などを一緒に提出する必要があります。
2015年7月の時点で、「被扶養者」つまり配偶者やお子様、ご両親までの本人確認を
-会社がする必要がある、という事ではなく、
従業員本人が会社の代理で「本人を確認した」という対応になります。

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マイナンバーの管理・破棄について
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3番目のポイントです。
マイナンバーは使用する必要がなくなった場合には速やかに破棄しなければなりません。
従業員台帳を永年保管しようと考えている。
マイナンバーを印刷した紙を裏紙として使用する。
という事は絶対にやってはいけません！
マイナンバーを使用しないことが確定した場合は速やかにデータベースからデータの削除を行い、紙の書類についてもすみやかに破棄する、ということが重要なポイントです。

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「マイナンバーの意外な落とし穴」まとめ
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・このように不必要に集めてはならない。
・本人確認をしっかり行う
・使わなくなった場合はすぐに破棄をする。
これらに気を付けてください。

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