マイナンバー制度では、社員のマイナンバーだけを管理しておけば良いように思われますが、実はそうではありません。

マイナンバー制度に対応する際の、意外な落とし穴をご説明します。

マイナンバーは誰に付与されるのか？
今回は、「マイナンバーの意外な落とし穴」について説明させて頂きます。
「マイナンバー」と聞くと、日本国民全員に対して付与されるものと認識している方が多いと思います。しかし、実はそうではない場合があります。

また、会社を経営している場合は従業員のマイナンバーさえ把握しておけば問題ないと
認識している方もいると思います。実はこれも、誤りなのです。

マイナンバーの用途について
そもそも、マイナンバーは全員が異なる番号を付与されるため「今後はマイナンバーを社員番号に使おう」と思いつく方もいるかもしれません。

これは、大変な間違いです。マイナンバーは用途が限定されています。
・社員番号に使用する。
・会社から貸与したパソコンの初期パスワードをマイナンバーに設定する。
などの行為は禁止されています。

日本人でなくてもマイナンバーが付与される
マイナンバーは「日本国籍を持っている人のみに付与される」のではなく、「住民票を持っている人」に付与されます。

よって、日本に在住し住民票を持っている外国人にもマイナンバーが付与されます。
「住民票を持っている外国人」と「住民票を持っていない外国人」の両方を雇用している会社であれば、外国人従業員に関しても住民票を持っているのかどうかを確認することが重要です。

マイナンバーを付与されない日本人について
住民票の有無が基準になりますので、日本人で海外在住の場合は、住民票を持っていない場合は、マイナンバーは付与されません。
日本へ帰国し、住民票を新たに取得した場合、その際にマイナンバーが付与されます。
海外から帰国した従業員を雇用する場合は、その点も忘れないで下さい。

従業員以外のマイナンバーも管理しなければならない
もうひとつのポイントは「社員だけの管理ではない」ということです。
例えば、フリーランスのデザイナーや、個人事業主に対して会社から「支払い調書」を交付している場合もマイナンバーを使用します。

「従業員のみ」を管理すれば大丈夫である。というのではなく、「個人のお取引のある方」についてもマイナンバーの把握が必要です。

同じようなケースとしては、不動産を営んでいる会社であれば、地代の支払いに関してもマイナンバーが必要です。また、非上場会社で株式の配当金の配当を行っている場合もマイナンバーが関わってきます。

委託管理する場合のマイナンバーについて

「マイナンバーに関しては外部のアウトソーサーに手続きを委託しているため
自分の会社は大丈夫である。」とお考えの会社もあるかと思いますが、決して「安心」ではありません。

実は、マイナンバー法では「外部委託している委託先に対して、自社が果たすべき管理レベルと同等の安全管理をしているか」という監督責任が付与されます。

そのため、委託先（アウトソーサー）がきちんと情報管理を行わず、委託先でマイナンバーが漏えいした場合は委託元つまり自社に対してもマイナンバー法違反を問われる可能性があります。

「外部に委託しているから問題ない」と安心するのではなく、委託先（アウトソーサー）がマイナンバーについて漏えい防止対策を十分に行っているのかを確認しなければなりません。

裏を返すと、委託先がいい加減な会社だった場合は、自社にとって非常に大きなリスクである。という事を覚えておく必要があります。

社会保険労務士法人アイプラスサイトはこちら
http://sr-iplus.co.jp

チャンネル登録もお忘れなく！
http://www.youtube.com/c/Meguro-sr