【労務管理Q&A】退職者の電子給与明細、閲覧はいつまで可能にする？

【ご相談】
当社は電子給与明細を導入しており、各自がWEBマイページにログインして、明細が確認できる方法となっています。
退職者について、退職後にアカウントを削除してしまうと、マイページにログインできなくなり、
給与明細の確認もできなくなってしまいます。
給与明細は、退職後いつまで閲覧できるようにしておくべきでしょうか。

【ご回答】
退職者の電子給与明細の閲覧期限には、以下の時期が考えられます。
・最終給与支払いの翌月給与支払い日まで
・ライセンス更新の時まで

◆給与明細の発行義務とは
給与明細は、「給与の支払いの際に、その支払いを受ける者に交付しなければならない」（所得税法施行規則第100条第1項）とされています。
そのため、事後の再交付には法的な期限が存在しません。
極端に言えば、給与支給日だけ電子給与明細にアクセスできる、でも法的には問題ありません。
ただ、閲覧期間が１日だけというのは道義的に不親切なため、賃金債権の時効の期限である「2年間」が、目安としては良いかと思います。

◆退職者について
退職者が在職者と同様に2年間アクセスできるようにするのは、セキュリティーの観点から健全ではありません。また、マイページアカウントの利用料が発生するのであれば、退職者のアカウントを長期間残しておく必要性もないかと思います。

退職者の閲覧については、以下の方法が考えられます。
①退職日以降はアクセス不可
②アカウントの利用料が更新されるとき（例: 毎年3月）まで閲覧可能
③最終給与の支給日から1ヶ月後（次の給与計算まで）

事務処理の簡便さを考慮すると
・翌月の給与計算時に退職者を削除する
　（月次業務として処理するため、管理が容易です。）
・ライセンス更新時に退職者を削除する
　（年次業務として処理するため、一度に多くのデータを整理できます。）

年次業務として処理するとなると、前年のことを思い出しながら処理することとなり煩雑になりがちなため、月次業務として翌月の給与計算時に削除する方法が実務的に適していると考えられます。

月次業務と年次業務のどちらが良いのかは、実務的な処理の簡便さを考慮し、事務担当者の意見を参考にしながら決定することをお勧めします。

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