給与計算業務の虎の巻

給与計算初心者の中小企業の社長様や、給与計算をして日が浅い新人の人事担当者の方に、一般的な給与計算の注意点やチェックポイントの一部をご紹介します。


【給与計算を始めるまえの注意事項】

給与計算と言えば、欠勤時間は何時間か?、今月は誰が遅刻をしたんだろうか?などといったことをイメージしがちですが、給与計算を正確に処理するには、「そもそも」から確認していくことが、とても重要です。

01.給与計算を始めるまえに

 

【給与計算の準備~支給控除情報の確認~】

毎月の給与計算を開始する前に、人事のマスターを最新化する必要があります。異動や昇進だけでなく、結婚や出産といったライフイベントの発生など、いろいろな出来事が発生しています。人事のマスター更新も給与計算担当者の重要な業務です。

02.保険料率の確認
03.年齢到達者等の確認
04.人事マスターのメンテナンス~入社者の確認
05.人事マスターのメンテナンス~退職者の確認
06.固定給変更・昇進昇格した者の確認
07.給与形態が変更した者の確認
08.休職・復職した者の確認
09.産休・育休に入った者の確認
10.産休・育休から戻った者の確認
11.振込先を変更した者の確認

 

【給与計算の準備~勤怠情報の確認~】

いよいよ、給与計算の準備になります。給与計算を行う上で必須の情報である、「固定給の他に支給されるものは無いか?」「誰に、どのような内容の控除(給与から天引き)が、何円発生するのか?」「それぞれの社員で欠勤・遅刻・早退はあったか?残業や休日出勤は無かったか?」を確認していきます。

12.勤怠データの回収
13.勤怠集計・データ化
14.勤務データのシステム入力
15.支給控除に関する情報の入力

 

【給与計算の実行と検算/明細書等の作成】

計算自体は給与計算ソフトがやってくれますが、「ソフトを動かしたら完了」ではありません。キチンと給与計算ソフトが計算しているか検算をしていきます。また、「給与明細の発行」といった従業員に渡す書類の他、月額変更届といった行政に提供する資料作成の他、経営層に対する人件費や残業時間といった労務管理の資料作りが待っています。

16.検算
17.身上変更した者の金額の確認
18.給与明細・帳票作成・発送
19.有給の確認をしたか?
20.給与データの加工・集計

いかがでしょうか?給与計算は簡単なようで、いろいろな情報を組み合わせて計算していく奥が深い業務です。自社で内製するのではなく、アウトソーシングを検討してみませんか?