導入の流れ・よくある質問

導入の流れ

当社が給与計算を受託する際には、「貴社のやり方」を尊重し、貴社の業務が大きく変わらないよう柔軟に対応しています。また、当社は社労士法人ですので、給与計算業務に付随する、月額変更処理や、入退社に伴う各種社会保険・労働保険の処理も併せて対応することが可能です。

その他、人事業務フローの効率化のコンサルティングや業務標準化のノウハウをもとに、貴社にフィットした給与計算の移行を行います。

お問い合せ

お客様フォームより、お気軽にお問合せください。
お問合せフォーム(社会保険労務士法人アイプラスのホームページに移動します)

 

ご意向/ご要望のヒアリング

ご認識されている給与計算業務に関する問題点、給与計算業務に関するありたい姿、委託範囲、ご予算感などを伺います。

  • 始業と終業の時刻、休日
  • 給与計算の締日と支払日
  • 対象者数(概算で結構です)
  • 残業の有無、時間外手当の計算方法
  • 変形労働時間制の有無
  • 現状の問題点、ご要望等
  • 給与明細の交付方法(手渡し・Web明細等)

特に、給与計算をアウトソーシングをご希望された経緯や、背景を伺っていきます。

 

ご要望・ご意向に即した企画・立案

伺ったお話をもとに、給与計算の委託に向けた企画(役割分担・移行方法)などを検討していき、ご要望にフィットした企画を検討します。

 

サービスのご提案・お見積り

弊社で企画した提案内容をご確認いただきます。
この際に、ご要望との認識のギャップや追加のご要望がないか、すり合わせを行い、必要に応じて提案内容の調整を行います。

 

契約

ご提案内容にご納得いただきましたら、契約書を締結します。あわせて、具体的な資料の授受方法を確認します。

  • 勤怠データの授受方法
  • 必要な納品書類(給与明細、支給控除項目一覧、賃金台帳、振込明細書等)の授受方法
  • 毎月の納品日、納品の方法

 

人事マスター等の設定・業務プロセスの効率化

従業員情報の初期設定を行います。現状の業務のやり方で改善方法があれば改善を提案します。
「厚生年金保険被保険者・国民年金第3号被保険者住所一覧表」「雇用保険適用事業所情報提供請求書」で基礎年金番号や雇用保険の加入状況をまとめて確認します。
「担当者が変わり続けて、情報が正しいか不安だ。」などといったご不安があっても安心してください。
給与計算の引継ぎと並行して、資格の喪失漏れや住所変更漏れの確認も併せて行います。

「厚生年金保険被保険者・国民年金第3号被保険者住所一覧表」には、

  • 氏名
  • 整理番号
  • 生年月日
  • 基礎年金番号
  • 郵便番号
  • 住所

が記載されており、(1)住所の変更が漏れている、(2)健康保険の扶養にいながら、国民年金の3号被保険者の手続が漏れている、(3)生年月日が誤っている等を確認します。
「事業所別被保険者台帳」では適用事業所の全ての被保険者(過去に被保険者であった者を含めることも可能)ごとに氏名、被保険者資格の取得・喪失年月日等を確認していただけます。

 

現行制度との並行運用(仮計算・検証期間)

給与計算の仮計算を実施し、貴社で実施した計算結果の相違点を検証していきます。(お客様のご都合を優先しますが、最低2回の並行計算期間を設定することをお勧めしています。

 

運用マニュアルの作成

給与計算の流れを確定するとともに、弊社内で業務手順書を整備していきます。
業務手順書は、継続的に更新を行い品質の継続的な向上を行っています。

 

よくある質問

給与計算をアウトソーシングするにあたってのよくある質問をまとめました。

対象となる人数について

【Q】代表取締役1名+従業員1名の法人ですが、対応してもらえるのでしょうか?

【A】対応可能です。代表取締役1名の法人でも、代表取締役は社会保険に加入しなければなりませんので新規適用届の提出からサポートします。
社長の労災保険である労災保険の「特別加入」も取り扱っていますので、現場でも活躍する事業主様のサポートも十分致します。

 

【Q】従業員2人の個人事業主ですが対応可能でしょうか?

【A】対応可能です。5人未満の個人事業主の場合「健康保険と厚生年金」は適用除外となりますが、「労災保険と雇用保険」は加入しなければなりません。
個人事業の場合、加入する社会保険が何か分かりにくのですが、どのような条件であれば、どのような保険に加入しなければならないのかも、ご理解いただけるよう説明も致します。

 

【Q】従業員300名の企業ですが対応は可能でしょうか

【A】当社は複数人体制で給与計算を担当しておりますので十分に対応可能です。

 

拠点・支社の数について

【Q】首都圏以外に基盤を置く企業にも対応してもらえますか?

【A】最初の引継ぎ時には訪問をさせていただきますが、通常の業務については地理的な制約なく対応致します。また、定期的な訪問についてもお客様と相談し対応することは可能です。

 

【Q】本社以外にも地方に支店・営業所があるのですが対応していただけますか?

【A】もちろん複数の拠点のある企業様も対応可能です。給与明細書等は各支店・営業所ごとに送付することも可能です。

アウトソーシングのタイミングについて

【Q】年の途中からでも対応可能ですか?

【A】もちろん対応可能です。年の途中での受託の際には年末調整に関する役割分担と1月から以降開始前までの期間の給与計算結果のデータの授受について相談させていただいています。

 

導入の準備・業務の移行について

【Q】現状では自社開発の給与計算ソフトを使用しているのですが、導入時には何か新しいシステムやソフトを導入する必要はありますか?

【A】当社で使用している給与計算ソフトもしくは、貴社で現在使用しているソフトを引き続き使用しますので、新規の設備投資は不要です。

 

支給項目・控除項目の集計、勤怠集計について

【Q】タイムカードの集計も対応してもらえますか?

【A】紙媒体のタイムカードのデータ打ち込みにも対応しています。

 

【Q】勤怠表は当社独自の様式・フォーマットですが、特殊な様式でも対応できますか?

【A】具体的な内容を拝見させていただきますが、お客様の業務に極力影響を与えないことを大切にしていますので、基本的には対応可能です。

 

【Q】勤怠表を授受した後に打刻し忘れた日と時間は修正できますか?

【A】お申し出いただいたタイミング次第ですが基本的には対応していきます。再発しないために業務のやり方を改善するご提案も致します。

 

【Q】細かに時刻を丸める処理はできますか?

【A】計算のルールを確定させていただければ、細かい処理にも対応可能です。

 

【Q】シフト勤務制でも対応いただくことは可能でしょうか?

【A】シフト勤務制の企業様にも対応しています。工場や小売店などの給与計算にも対応しています。

 

【Q】外出や中抜けの時間があっても対応してもらえますか?

【A】もちろん対応可能です。

 

【Q】遅刻と早退した分を有給時間にすることはできますか?

【A】対応可能です。当社では有給休暇の管理にも対応しています。有給休暇を時間単位で付与する場合は「時間単位の年次有給休暇に関する労使協定」が必要になります。当社は社会保険労務士法人ですので労使協定の作成も対応しています。

 

【Q】企業独自ルールがあるのですが、対応できますでしょうか?

【A】当社は賃金制度設計や報酬制度設計のコンサルティングサービスも提供し、設計した賃金制度を実際の運用まで承っていますので、各社の固有ルールにも対応することができます。事前の打合せの際に、具体的にどのようなルールなのかお話を聞かせていただきます。

 

給与計算結果の納品について

【Q】給与計算後に、どのような帳票を納品されるのでしょうか?

【A】標準的な内容としては、支給控除項目一覧、給与明細、振込一覧をPDF形式で納品します。標準的な納品物の他にも、お客様のご要望に応じて必要な帳票を作成・納品することも可能です。

 

【Q】エクセルやCSV形式で給与データを納品してもらえますか?

【A】エクセルやCSV形式など、お客様がご指定する形式でも給与計算結果を納品することは可能です。一部のソフトについてはインポート用データを作成して納品することもできますので、お客様が所有している給与ソフトにデータを取り込み、そのまま会計ソフトに連動させることができます。

 

【Q】インターネットバンキングを使っていますが、全銀協データに対応していますか?

【A】はい。対応しています。ATMで振り込みをしている小規模企業様向けに、インターネットバンキングの導入支援もしています。

 

【Q】Web明細には対応していますか?

【A】可能です。ウェブ明細の他にも、電子メールでの給与明細の配信にも対応しています。

 

給与計算に関連する手続き・サービスについて

【Q】社員の入退社に伴う資格取得や資格喪失、月額変更届など社会保険に関する手続きや、離職票の作成など退職の手続を一緒に依頼したいのですが、対応可能でしょうか?

【A】もちろん対応可能です。当社は社会保険労務士事務所ですので社会保険・労働保険の手続も承っています。

 

【Q】社労士の手続顧問と一緒に依頼することのメリットは何でしょうか?

【A】例えば月額変更届の作成や賞与支払届の作成は、給与計算と連動していますので、手続き漏れや連絡ミスの発生を防止することが出来ます。
また、給与計算外注会社から連絡を受け取って、社会保険労務士事務所に月額変更届の作成依頼を行うといった、貴社の連絡の手間も省略することが出来ることがメリットです。

 

【Q】給与計算のみの依頼は可能でしょうか?

【A】もちろん、給与計算のみの依頼も承っています。例えば、「専門領域ごとに社労士事務所を使い分けていきたい。」といった貴社のご要望にも対応致します。

 

【Q】退職時の源泉徴収票の発行などもお願い出来ますか?

【A】もちろん対応可能です。「退職してからしばらく経過して連絡があった。」といったケースでも対応しています。

 

【Q】住民税決定通知書の登録・更新手続きもお願いできますか?

【A】もちろん対応しています。まずはご相談いただき、役割分担やスケジュールを調整しながら対応していきます。

 

【Q】年末調整もお願いできますか?

【A】もちろん対応しています。年末調整時期はご依頼が集中することが多く、直前となるとお断りすることもあるため早めにご相談下さい。

 

【Q】住民税の更新や年末調整は、単発(スポット業務)のみのアウトソースは可能でしょうか?

【A】可能です。ご依頼にあたっては資料の授受方法など、お客様と作業手順の設計が必要になりますのでお早めにご相談下さい。

 

【Q】社員からの直接問い合わせを受けてくれますか?

【A】対応可能です。相談の一次受けというケースはもちろんのこと、人事部で対応できない難易度の高い現場からの問い合わせに対応するケースや、「ハラスメントホットライン」のような人事を経由しない労働相談のようなケースであっても対応可能です。

 

【Q】給与計算アウトソーシングの業務範囲はどこまで対応が可能でしょうか?

【A】基本的には、勤怠シートの配布から給与振込データのセットアップ、振込後のフォローまですべての範囲を対応しています。
お客様のご要望に合わせて、より良いやり方をご提案させていただいています。

 

人事・労務管理全般に関するサービスについて

【Q】就業規則や給与規定の作成もご相談できますか?

【A】もちろん対応可能です。当社では専門の社会保険労務士が貴社の状況を踏まえた運用しやすい量・内容の就業規則、賃金規程を作成することができます。

 

【Q】給与計算以前に賃金体系、給与制度の見直しをしたいのですが対応していただけますか?

【A】当社は賃金制度・報酬制度といった、給料や賞与の払い方のルール作りも対応しています。当社の給与計算業務のノウハウや、経営コンサルティングの知見を踏まえて賃金制度を設計しますので、外部に委託して新しい賃金制度を作ったが難しすぎて運用が出来ないといったことはありません。

 

【Q】人事業務の業務改善をし、間接部門のコストを削減したいのですが可能ですか?

【A】対応可能です。間接部門の業務設計のコンサルティングにも対応しています。人事部門の業務は紙媒体の往来や複数回の確認など「行ったり来たり」は避けられません。何でも電子化・簡素化・セルフサービスと言った理想を追求するのではなく、人事業務の現実も見据えた効率化を提案致します。

 

費用対効果について

【Q】アウトソーシングをするとどのようなコストが削減できますか?

【A】フルタイムの社員を雇用することと比較すると、健康保険・厚生年金等の社会保険料が削減できるだけでなく、給与計算のスキル獲得に必要となる教育研修費等のコストや給与計算部門が占有するスペースの賃料相当についても削減効果が出ます。

 

【Q】人数が変動した場合での料金体系はどうなりますか?

【A】当社の料金体系は人数に関わらず一定額の部分と、人数に応じた人数比例の料金との組み合わせとなっています。半年ごとに対象者数の変動を確認し、人数に応じて人数比例部分の料金の見直しをお願いしています。

 

【Q】アウトソーシングするのではなく派遣社員を使う方が安上がりのような気がします。アウトソーシングするメリットを聞かせてください。

【A】派遣社員を使う選択肢もありますが、月単位で派遣社員を受け入れなければならず繁閑がる業務ではコストパフォーマンスが良いとは限りません。
また、派遣されてくるスタッフが必ずしも給与計算の技術や給与計算に関連する労働基準法を始めとする労働関係諸法令に熟知しているとは限りません。アウトソーシングの場合は、専門的な技術を持ったスタッフが組織として給与計算サービスを提供しますので品質のばらつきを予防することが可能です。

 

その他の質問

【Q】どのような環境で給与計算をしているのか確認をしたいと考えています。現場の見学をすることは可能でしょうか?

【A】他社様の個人情報を扱っていますので突然のご訪問には応じかねますが、商談期間中のお客様で、事前にご依頼いただければ業務環境をご覧いただくことは可能です。

 

【Q】人事情報や機密情報を多く扱うため、アウトソーシングすることに不安がありますが、どのような取り組みをしていますか?

【A】弊社は、日本工業規格「JIS Q 15001:個人情報保護マネジメントシステム―要求事項」に適合した、個人情報の取得、利用・提供・委託、保管及び廃棄、開示等要求対応、苦情対応など、個人情報の取り扱いに全般に関するマネジメントシステムを確立しており、第三者認証機関であり、プライバシーマーク制度を運営する一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)の直接の審査を受け、プライバシーマークを取得しております。